Arsip

1.      Pengertian arsip

Arsip berasal dari bahasa asing, orang Yunani mengatakan  “Archivum”  yang artinya tempat untuk menyimpan. Sering pula kata  tersebut ditulis  “Archeon” yang berarti Balai Kota (tempat untuk  menyimpan dokumen) tentang masalah pemerintahan.

Macam macam arsip
1.  Arsip Dinamis
Adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi.
Arsip dinamis aktif dibedakan menjadi dua yaitu :
a.  Arsip dinamis aktif
Adalah  arsip  dinamis  yang  masih  sering  dipergunakan  bagi kelangsungan pekerjaan dilingkungan satuan kerja (unit pengolah) pada suatu organisasi.
b.  Arsip dinamis inaktif
Adalah  arsip  dinamis  yang  frekuensi  kegunaannya  oleh  unit pengolah sudah jarang dan hanya dipergunakan sebagai referensi bagi satu organisasi.
2.  Arsip Statis
Adalah  arsip  yang  tidak  dipergunakan  secara  langsung  untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun pada penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Sedangkan menurut Drs. Anhar dalam buku Kearsipan (SMK) Kelompok Bisnis dan Manajemen (Setiawan dan Madiana, 1999:38) mengatakan bahwa fungsi arsip dari segi kegiatan yang dilakukan dalam bidang kearsipan, yaitu :
1.  Sebagai alat penyimpan warkat.  
2.  Sebagai alat bantu perpustakaan.
3.  Penyimpanan warkat-warkat terhadap keputusan yang telah diambil, kadang-kadang merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam menentukan kebijaksanaan perusahaan.
4.  Kearsipan berarti menyimpan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaan.
Mengingat fungsi arsip tersebut diatas sangatlah membantu bagi suatu perusahaan karena dapat digunakan untuk membedakan arsip, apakah arsip itu termasuk arsip aktif atau arsip inaktif. Ini dilakukan karena tempat penyimpanan arsip berbeda. Tempat penyimpanan arsip aktif berbeda dengan arsip inaktif. Penyimpanan arsip secara teratur dan tepat dapat membantu menemukan arsip itu kembali dengan mudah dan cepat apabila arsip tersebut dibutuhkan.
1.3. Jenis Arsip
Sesuai dengan perkembangan teknologi dan kemajuan peralatan data dan informasi yang sudah sampai kepada era komputerisasi, maka arsip masa kini dapat terekam pada kertas, kertas film, dan media komputer. Karena itu sekarang terdapat dua jenis arsip ditinjau dari sudut hukum dan
perundang-undangan, yaitu menurut Undang Undang No 7 Tahun 1971 adalah :
a. Arsip Otentik
Yaitu arsip yang diantaranya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan.
b. Arsip Tidak Otentik Yaitu   arsip   diatasnya   tidak  terdapat  tanda   tangan   asli   dengan   tinta. Arsip ini berupa fotokopi, film, microfilm, keluaran (out put/ print out) komputer, dan media komputer seperti disket dan sebagainya.(Amsyah, 1992 : 3-4).
Sedangkan menurut Setiawan dan Madiana dalam buku kearsipan (SMK) Kelompok Bisnis dan Manajemen (1999 : 46-47) mengatakan bahwa jenis-jenis arsip dapat dibedakan dari beberapa segi yaitu :
1.  Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, Arsip Pemerintah, misalnya dibedakan menjadi:
a.  Arsip Nasional di Ibukota Republuk Indonesia sebagai inti organisasi dari lembaga Kearsipan Nasional selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat.
b.  Arsip Nasional di tiap-tiap Ibukota Daerah Tingkat I, termasuk daerah-daerah yang setingkat dengan Daerah Tingkat I (Daerah Istimewa Yogyakarta, Daerah Ibukota Jakarta) yang selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah.
2.  Arsip Primer dan Arsip Sekunder.
Arsip primer adalah arsip aslinya. Jadi, arsip ini bukan arsip tindasan, bukan karbon kopinya, bukan salinan atau bukan mikrofilmnya. Sedangkan arsip sekunder adalah arsip yang berupa tindasan, fotokopi, salinan, atau mikrofilmnya.
3.  Arsip Sentral dan Arsip Unit
Arsip  sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip, atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya. Sedangkan arsip  unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannya, atau arsip yang disimpan di setiap
bagian atau unit dalam suatu organisasi/instansi. Arsip  Sentral disebut juga arsip umum, karena arsip ini merupakan arsip gabungan atau kumpulan arsip dari berbagai unit. Sedangkan arsip  unit disebut arsip khusus, karena hanya khusus terbatas pada suatu bagian tertentu.
4.  Makro dan  Mikroarsip
Makroarsip yaitu arsip yang jumlahnya banyak dan disimpan di tempat yang luas dan terpusat. Sedangkan mikroarsip artinya arsip yang jumlahnya tidak banyak dan tersimpan secara tersebar pada unit-unit organisasi/instansi.
5.  Arsip Statis dan Arsip Dinamis
6.  Arsip Abadi dan Arsip tidak Abadi
Arsip Abadi yaitu arsip yang kegunaannya berlangsung lama dan abadi, seperti arsip sejarah. Sedangkan arsip tidak abadi yakni arsip yang kegunaannya hanya sementara, atau hanya pada saat itu.
Asas Tatalaksana Kearsipan
Menurut Sulatsa Mulyono dan kawan-kawan (1985:32-33) mengatakan bahwa dalam penyelenggaraan penyimpanan kearsipan dikenal adanya asas penyimpanan. Asas penyimpanan itu meliputi asas sentralisasi dan asas desentralisasi.
Asas sentralisasi adalah asas penyimpanan arsip yang dipusatkan pada satu unit tersendiri bagi suatu  arsip yang terdapat pada organisasi tersebut. Jadi tiap unit kerja tidak menyelenggarakan kegiatan kearsipan sendiri-sendiri. Dengan kata lain setiap ada surat baik surat masuk atau surat keluar yang sudah selesai diproses akan disimpat di tempat tersendiri
yang disebut Sentral Arsip. Sistem pengelolaan arsip secara sentral ini hanya efektif dan efisien bila dilaksanakan pada kantor kecil. Kelebihan menggunakan asas sentralisasi :
a.  Ruang  dan peralatan arsip dapat dihemat dan petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan.
b.   Kantor hanya menyaiapakan satu arsip dan duplikatnya dapat dimusnahkan.
Kekurangan menggunakan asas sentralisasi :
a.  Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan dua system penyimpanan yang seragam.
b.  Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.
Tujuan penggunaan asas sentralisasi yaitu ;
a.  Mempermudah penyelenggaraan penyeragaman prosedur dan peralatan
b.  Tenaga yang menangani dapat dikembangkan usahanya sehingga dapat memenuhi persyaratan yang dibutuhkan
c.  Penyimpanan atau kekeliruan yang dilakuakan dapat dicegah seminimal mungkin karena adanya saluran tunggal
d.  Pengawasan dapat dilakukan secara langsung dan akan lebih efektif. Asas desentralisasi adalah asas penyimpanan arsip bahwa semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing. Unit organisasi yang besar dengan ruang kantor yang terpisah-pisah letaknya, system penyelenggaraan secara desentralisasi sangat sesuai dipergunakan. Semua kegiatan kearsipan dilaksanakan untuk unit kerja masing-masing dan di tempat unit kerja masing-masing.
Kelebihan menggunakan asas desentralisasi :
a.  Pengelolaan arsip dapat dilaksanakan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing.
b.  Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada pada unit kerja sendiri.   Kekurangan menggunakan asas desentralisasi :
a.  Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi dan dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan.
b.  Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip sisetiap unit kerja, sehingga penghematan sukar dijalanka.
Tujuan penggunaan asas desentralisasi yaitu :
a.  Dengan kegiatan yang berbeda-beda pada masing-masing unit kerja dimungkinkan sistem kearsipan di masing-masing unit dapat menyesuaikan diri sesuai dengan kebutuhannya.
b.  Pengurusan arsip lebih cepat dilakukan apabila sewaktu-waktu diperlukan karena lokasinya tidak terlalu jauh dari penyimpanan arsip.
c.  Penyusunan arsip dapat di lakukan dengan tepat karena langsung dihubungkan dengan kebutuhan kegiatan pada masing-masing unitnya.
1.5. Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapatdiciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat diketemukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan. Sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah menyimpan berdasarkan kata-tangkap (Caption) dari warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang disusun menurut urutan tertentu. Pada dasarnya ada 2 (dua) jenis urutan, yaitu urutan abjad dan urutan angka :
1.  Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad adalah sistem-nama (sering disebut sistem abjad), sistem-geografis, dan sistem- subjek.
2.  Sistem penyimpanan yang berdasarkan urutan angka adalah sistem numerik, sistem-kronologis, dan sistem-subjek numerik (sistem-subjek dengan kode nomor). Pada umumnya sistem penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan yang standar adalah sistem-abjad (sistem-nama), sistem-numerik, sistem-geografis, dan sistem-subjek.(Amsyah, 1992:71).
Menurut (The Liang Gie, 1983 :219-220) mengatakan bahwa aktivitas pokok dalam bidang kearsipan berupa penyimpanan arsip. Dalam hal ini sistem penyimpanan arsip dapat di bedakan menjadi lima macam yaitu :
a.  Sistem abjad : sistem penyimpanan arsip yang disimpan menurut abjad dari nama-nama orang/organisasi utama yang tertera dalam tiap-tiap arsip itu. Dengan sistem menurut urut-urutan abjad ini, sepucuk surat yang berhubungan dengan seseorang langsung dapat diketemukan kembali dengan lebih cepat daripada kalau semua surat dicampur adukkan.
b.  Sistem pokok soal : sistem penyimpanan arsip yang disimpan menurut urutan yang dimuat, dalam tiap-tiap arsip bersangkutan. Isi arsip sering juga disebut sebagai perihal, pokok masalah, permasalahan dan pokok surat  atau subjek. Misal, surat yang mengenai iklan dikumpulkan menjadi satu dibawah judul “iklan”.
c.  Sistem geografis : sistem  penyimpanan  arsip  yang  didasarkan  pada pengelompokan menurut nama tempat (wilayah). Sistem ini sering disebut juga sistem lokasi.
d.  Sistem nomor : sistem penyimpanan arsip yang didasarkan pada kode nomor sebagai pengganti dari nama orang/nama badan atau pokok masalah. Pada sistem ini nomor yang diberikan akan selamanya tetap sama dan tidak pernah berubah.
e.  Sistem tanggal : sistem  penyimpanan  arsip menurut  urut-urutan  tanggal  yang tertera pada tiap arsip itu. Sistem ini dapat dipakai bagi arsip yang harus memperhatikan sesutu jangka waktu tertentu, misalnya surat-surat tagihan. Pengklasifikasian sistem penyimpanan ini dilakukan agar pegawai kearsipan dapat dengan mudah dan cepat dalam melakukan pekerjaan penyimpanan arsip dan juga dalam penemuan kembali arsip yang akan diperlukan.
Sistem Peminjaman Arsip
Menurut buku pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan (TLSK) sistem peminjaman arsip adalah pejabat atau pegawai yang dapat meminjam arsip merupakan pejabat atau pegawai yang telah mendapat persetujuan pimpinan unit kearsipan, dengan ketentuan sebagai berikut :
a.  Peminjaman arsip yang diberikan kepada pejabat atau pegawai yang dianggap berkepentingan di bidang masalah yang bersangkutan.
b.  Peminjam arsip dengan menggunakan surat atau nota dinas dan mengisi formulir peminjaman arsip.
c.  Peminjaman arsip tidak diberikan membbuat salinan (fotokopi), kecuali mendapat ijin dari pimpinan unit kearsipan.
d.  Peminjam arsip sangat rahasia atau  rahasia hanya dapat diberikan dalam sampul tertutup.
Peminjaman arsip mengisi formulir pinjam (baik yang berwujud lembaran atau kertas) atau out slip rangkap 3. Ketiga lembar out slip tersebut digunakan untuk :
1.  Lembar asli sebagai pengganti arsip yang dipinjam dan ditempatkan ditempat arsip tersebut diambil
2.  Lembar duplikat sebagai bukti peminjaman bagi unit pengelola arsip
3.  Lembar triplikat sebagai bukti meminjam arsip bagi yang bersangkutan.
Sistem peminjaman arsip semacam ini dilakukan agar apabila ada arsip yang dipinjam oleh salah satu pegawai hilang atau belum dikembalikan dapat dengan mudah dilacak atau diketemukan siapa yang meminjam. Selain itu juga dapat mengetahuai apakah arsip tersebut dipinjam atau tidak.

PENGETAHUAN DASAR KEARSIPAN

1. Pengertian Arsip

Secara Etimologi ( ilmu asal-usul kata) arsip berasal dari kata Archea atau Archeon (Yunani) yaitu catatan atau dokumen mengenai masalah pemerintah dan Felum (latin) yang berarti bendel atau kumpulan dari warkat atau dokumen.

Menurut UU no. 7 tahun 1971 tentang ketentuan pokok kearsipan, yang dimaksud arsip adalah:

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan pemerintah.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan /perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Sedangkan menurut ensiklopedi administrasi, arsip adalah:

1. segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan organisasi tersebut dan yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanent bagi suatu keperluan.
2. Suatu instansi atau tempat warkat-warkat dari suatu organisasi disimpan secara tertib.

Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

A.     Macam-macam dan Fungsi Arsip

1.   Macam-Macam Arsip

a.       Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya. Arsip pemerintah dibedakan menjadi:

1)      Arsip Nasional di Ibukota Republik Indonesia, sebagai inti organisasi dari lembaga kearsipan nasional, selanjutnnya disebut Arsip Nasional Pusat.

2)      Arsip nasional ditiap-tiap Ibukota Daerah Tingkat I, termasuk daerah-daerah yang setingkat Daerah Tingkat I. Selanjutnya dsebut Arsip Nasional Daerah.

b.      Arsip Primer dan Sekunder

1)      Arsip Primer adalah arsip aslinya. Jadi bukan tindasan, bukan karbon kopinya, bukan salinan atau bukan mikrofilmnya.

2)      Arsip Sekunder adalah arsip yang berupa tindasan, fotocopi, salinan, atau mikrofilmnya

c.       Arsip Sentral dan Arsip Unit

1)      Arsip sentral yaitu arsip yang disimpan pada pusat arsip bisa juga disebut arsip umum

2)      Arsip unit yaitu arsip yang disebarkan penyimpanannya disetiap bagian atau unit dalam suatu organisasi disebut juga arsip khusus.

d.      Fungsi Arsip

1.      Arsip Dinamis, ini dibagi menjadi dua golongan:

a)      Arsip Aktif

b)      Arsip inaktif

2.      Arsip Statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.

e.       Arsip Abadi dan Tidak Abadi

1)      Arsip Abadi yg kegunaannya berlangsung lama dan abadi,sprti sejarah dan lain-lain.

2)      Arsip tidak abadi arsip yang kegunaannya hanya sementara atau hanya pada satu saat

2. Fungsi Arsip

Menurut UU no.7  tahun 1971 pasal 2, fungsi arsip dapat dibedakan menjadi:

a.       Arsip dinamis: arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam penyusunan, perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umunnya, atau dipergunakan dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam ruang lingkup administrasi Negara.

b.      Arsip statis: arsip yang sudah tidak dipergunakan dipergunakan lagi sesara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kegiatan tugas pokok, maupun untuk penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya dan penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.
Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:

1)  Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.

2)  Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.

3)  Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis

4)  Dapat dijadikan bahan dokumentasi

5)  Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya

6)  Sebagai alat pengingat

7)  Sebagai alat penyimpanan warkat

8)  Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan

9)  Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi

10) Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.

2. Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai

Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah. Sistem desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya. Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.

3. Sistem penyimpanan arsip yang sesuai

Filling adalah salah satu kegiatan pokok dalam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:

1. Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad

2. Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.

3. Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder

4. Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.

5.  Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.

Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

D.  Nilai Guna Arsip

1.      Bagi instansi yang mengadakan arsipannya sendiri, arsip memiliki nilai guna primer yang merupakan dokumen penting atau rahasia bagi instansi yang bersangkutan secara sendiri-sendiri.

a.       Hukum

b.      Administrasi, sebagai kebijaksanaan dan prosedur sebagai syarat untuk menyelenggarakan kegiatan administrasi organisasi yang menghasilkan sumber arsip atau perintah secara keseluruhan.

c.       Fiskal, mengandung bahan informasi pembuktian di bidang keuangan dan perpajakan.

d.      Perorangan, mengandung data perorangan, misalnya data kelahiran, perkawinan, perceraian, adopsi, kewarganegaraan.

e.       Pemeriksaan, yang menyangkut keuangan, perpajakan, hukum, perjanjian bisnis.

f.        Penunjang, memberikan keterangan tambahan sebagai bahan keterangan lain sehingga memberikan pengertian lebih lengkap dari suatu dokumen utama yang dijadikan masalah pokok.

g.       Penelitian ilmiah.

h.       Kebijaksanaan, sebagai landasan untuk mengambil kebijaksanaan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya.

i.         Sejarah, dapat menerangkan peristiwa yang terjadi di masa yang lampau.

j.        Organisasi, untuk dasar lanjutan pelaksanaan sesuatu pekerjaan.

2.      Bagi instansi lain, arsip memiliki nilai guna sekunder, yaitu hanya merupakan dokumen untuk diketahui sebagai tembusan/pemberitahuan saja.

E. Tujuan Kearsipan

1.   Menurut UU no.7 tahun 1971 pasal 3 : Menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban masional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.

2.   Menurut Drs. Soewito

a.       Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.

b.      Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan.

c.       Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang dibutuhkan.

d.      Untuk menghemat tempat penyimpanan arsip.

e.       Untuk menjaga kerahasiaan arsip.

f.        Untuk menjaga kelestarian arsip.

3.   Menurut Drs. E. Martono

a.       Menyediakan warkat jika diperlukan.

b.      Menghindari pemborosan waktu dalam mencari warkat yang diperlukan.

c.       Mengumpulkan warkat-warkat yang memiliki hubungan antara satu dengan yang lainnya.

d.      Menghemat tempat penyimpanan.

e.       Mengamankan warkat yang penting  baik dari bahaya pencurian atau kebakaran.

f.        Menjaga kerahasiaan jika warkat benar-benar perlu dirahasiakan.

F.  Syarat Petugas Arsip

Dalam menjalankan system kearsipan, perlu adanya system penyimpanan warkat yang tepat, tata kerja yang baik, dan penyusatan atau pengapusan arsip yang tertib. Banyak syarat yang harus dimiliki oleh pegawai arsip, meliputi kepribadian, pengetahuan, dan keterampilan yang sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan tugasnya selaku pegawai kearsipan. Menurut Littlefield dan Peterson, terdapat enam syarat pokok yang mutlak harus dimiliki pegawai arsip, yaitu:

1.      Berpendidikan sekolah menengah dan memiliki kecerdasan rata-rata normal.

2.      Memahami susunan abjad dengan baik dan memiliki penglihatan yang tajam untuk dapat membedakan perbedaan-perbedaan kecil dari nama-nama dan angka-angka dalam warkat.

3.      Memiliki sifat kecermatan.

4.      Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada perincian-perincian yang kecil-kecil.

5.      Memiliki sifat kerapian dalam bekerja.

6.      memiliki sifat pertimbangan yang baik.

Disamping itu pegawai arsip harus:

1.      Mengetahui pengetahuan tata kearsipan.

2.      Selalu mengikuti perkembangan di bidang pekerjaannya

3.      Mengenal seluk beluk organisasi dengan tugas-tugas dan pejabat-pejabatnya.

4.      Memiliki keterampilan dalam bidangnya dan kepribadian yang baik.

Dengan kata lain bahwa syarat-syarat pegawai arsip meliputi:

1.      Berpendidikan dan memiliki pengetahuan tentang:

a.       Surat menyurat dan arsip.

b.      Seluk beluk organisasi atau instansi.

c.       Tata kearsipan.

2.      Berkepribadian dan memiliki keterampilan dalam melaksanakan teknik tata kearsipan:

a.       Tekun, teliti, rapi, cermat, dan sabar

b.      Cekatan, cerdas dan kreatif

c.       Disiplin, jujur, dan bertanggung jawab

d.      Ramah dan sopan

e.       Loyal dan dapat menyimpan rahasia

f.        Sehat rohani dan jasmani

Asas penyelenggaraan kearsipan

Sesuai UU nomor 43 tahun 2009, asas penyelenggaraan kearsipan adalah kepastian hukum, keautentikan dan keterpercayaan, keutuhan, asal-usul (principle of provenance), aturan asli(principle of original order), keamanan dan keselamatan, keprofesionalan, keresposifan, keantisipatifan, akuntabilitas, kemanfaatan, aksesibilitas, dan kepentingan umum.

asas kepastian hukum adalah adanya landasan bagi penyelenggaraan kegiatan kearsipan oleh karena setiap kegiatan pemerintahan harus dilandasi dengan peraturan perundangan.

asas keautentikan dan keterpercayaan, menyangkut tingkat perkembangan arsip, yakni asli, jika copy maka harus terpercaya. dan dalam pelaksanaan arsip dapat dijadikan bahan akuntabilitas.

asas keutuhan arsip yakni, arsip tidak dapat dikurangi, ditambahkan baik dari fisik maupun informasinya. arsip yang utuh akan mendukung keautentikan dan keterpercayaan.

asas asal usul yakni arsip difile sesui dengan penciptanya, tidak dicampur dengan pencipta yang lain gitu loh.....nah setelah dikumpulkan berdasarkan penciptanya, silahkan saja kalo mau dikelompokkan berdasar permasalahan. ini terlihat ketika arsip di kumpulkan atau di simpan di pusat arsip. jadi yang nampak jelas terlihat pembagian kavling penyimpanan adalah nama pencipta.

asas aturan asli. nah apa tuh aturan asli. lihatlah ketika arsip digunakan dan difile dikala masih dinamis. ini menjadi repot, kerena di lapangan, arsiparis mendapatkan arsip yang belum tertata. oleh karenanya kepentingan pengguna dalam penentuan aturan penyimpanan arsip aktif, dapat diperhatikan sehingga ketika melaksanakan aktivitas pengelolaan arsip inaktif, dapat dikembalikan kepada asal usul atau aturan asli.

asas keamanan adalah asas yang akan diberikan kepada pengelola arsip terhadap pemilik arsip. aman secara informasinya, maupun secara fisiknya.

asas keselamatan adalah antisipasi dari bencana yang tidak terduga seperti bancana alam, bencana karena kesalahan manusia seperti kebakaran, pencurian, dlsb.

asas keprofesionalan yakni kompetensi dari pengelola kearsipan mulai dari manajer arsip, arsiparis, petugas arsip, serta pembinaan kearsipan. akreditasi profesi kearsipan dan organisasi profesi arsip hars selayaknya juga untuk segera digaungkan.

asas keantisipasifan, bahwa perkembangan penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara semakin pesat, salah satunya perkembangan dunia informasi, ketatanegaraan, manajemen, dan budaya. antisipasi dari dunia kearsipan dalam menyediakan dan mengelola rekaman informasi menjadi pijakan adanya asas ini.

asas kepartisipasifan, bahwa selaras dengan paradigma penyelenggaraan negara yang berdaya saing yakni adanya partisipasi dari seluruh elemen bangsa. dunia akademik perpartisipasi, organisasi profesi arsip ikut berperan, instansi pemerintahan dengan arsiparisnya pun menjadi manajer pemperdayaan masyarakat dalam pengelolaan arsip, dan masyarakat dengan media masa nya menggaungkan kegiatan kearsipan

TUGAS KEARSIPAN

Peran Arsip bagi Suatu Organisasi

Arsip merupakan pusat ingatan dari setiap organisasi. Apabila arsip yang dimiliki oleh organisasi kurang baik pengelolaannya, maka akibatnya akan mempengaruhi tingkat reputasi suatu organisasi tersebut.

Dalam rangka pelaksanaan kegiatan termaksud, maka arsip mempunyai arti yang sangat penting, yaitu untuk menyusun rencana program pelaksanaan kegiatan berikutnya. Karena dengan adanya arsip akan dapat diketahui bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki, sehingga dapat ditentukan sasaran yang akan dicapai. Oleh sebab itu, peranan arsip dapat disimpulkan sebagai berikut :

1.     Alat utama ingatan organisasi

2.     Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik).

3.     Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.

4.     Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya  

        menghasilkan arsip.

5.     Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

Tujuan dan Tugas Pokok Kearsipan

Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban  tersebut.

Tugas pokok unit kearsipan pada dasarnya adalah sebagai berikut :

1.     Menerima warkat

2.     Mencatat warkat

3.     Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan

4.     Menyimpan, menata, dan menemukan kembali arsip sesuai dengan system tertentu.

5.     Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip.

6.     Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip.

7.     Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip, dan lain-lain.

kepribadian sekretaris

kepribadian sekretris dapat tercemin melalui pola tindak tanduk / tingkah laku (personality) yang diwujudkan dalam bentuk profil sekretaris profesional untuk itu profil sekretaris profesional tidak hanya berkaitan dengan masalah kompetensi, tetapi juga sikap. dalam diri seketaris harus mencerminkan sikap kepribadiannya sekretaris profesional.
1. kebanggan pada pekerjaannya
2. komitmen pada kualitas
3. dedikasi kepada kepentingan klien
4. keinginan tulus untuk mencintai profesinya
5. menjiwai dan mencintai profesinya
6. jujur, bisa dipercaya dan setia
7. mampu bertindak proaktif
8. menyelesaikan tugas secara efektif dan efisien
9. punya kreativitas
10. menyukai inovasi

                              

Struktur organisasi Org Gunadarma University

Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.

Asas penyelenggaraan kearsipan adalah kepastian hukum, keautentikan dan keterpercayaan, keutuhan, asal-usul (principle of provenance), aturan asli(principle of original order), keamanan dan keselamatan, keprofesionalan, keresposifan, keantisipatifan, akuntabilitas, kemanfaatan, aksesibilitas, dan kepentingan umum.